بنز بدون چرخ

کسی که برای اولین بار وارد فضای کاری این شرکت می شد با یک نگاه بصری به دکوراسیون شیک، تجهیزات مدرن و حتی سیستم های کاری به روز مورد استفاده کارکنان، این دیدگاه در ذهنش متبادر می شد که این شرکت موفق و بی نقص است. من هم همین تصور را نسبت به این شرکت و هیات مدیره بخصوص مدیرعامل آن داشتم. اما پس از مدت کوتاهی همکاری با آن شرکت فهمیدم که با آنکه این شرکت سیستم ها و روش های کاری بسیار حرفه ای دارد، از طرفی محصولاتی از یک برند معتبر وارد می کند، اما یک جای کارشان لنگ می زند که باعث می شود آنطور که به نظر می آید پیشرونده و درجه یک نباشند.

چند نکته که من متوجه آنها شدم این نکات بود:

اول ضعف شدید در مدیریت نقدینگی که به رغم گردش بالای مالی که این شرکت داشت، منابع مالی در جای درست و به موقع مصرف نمی شد و همین نقص به شدت باعث بی تعهدی و بدقولی به ذینفعان آن شرکت می شد.

دوم هزینه های سرسام آوری که بخش زیادی از آن به دلیل پورسانتهای بالا در فروش بود و همینطور فروش های غیر نقدی و چک های مدت داری که اکثرشان سر موعد نقد نمی شدند، باعث می شد همیشه دچار کسری باشند. همین کسری باعث می شد پول با بهره قرض بگیرند تا اموراتشان را بگذرانند که خود همین موضوع سود را به شدت کاهش می داد.

وقتی سود پایین باشد از طرفی مدیریت نقدینگی مشکل داشته باشد، امورات به سختی می گذرد، تعهدات برآورده نمی شود و نهایتا رضایت ذینفعان تامین نمیشود و به تدریج شرکت هرچقدر هم ظاهر شیک و روبراهی داشته باشد هرچه قدر هم که بیزینس پلن قوی داشته باشد، کم کم رو به افول می رود و نهایتا تبدیل شود به یک بنز شیک اما بدون چرخ!

بنز بودن و تاکید بر اینکه همه چیز پرفکت و درجه یک باید باشد اصلا بد نیست، اما مهم است که چقدر هزینه می کنید تا بنز را تولید کنید. آیا اصلا برای رسیدن به مقصد نیاز به بنز دارید؟ یا بنز بودن فقط برای نمایش یک ظاهر شیک برای جذب مخاطب عام است؟ نکته مهمتر اینکه این بنز واقعا شما را به مقصد می رساند؟ یا فقط یک یا چند قطعه آن شبیه بنز است و قطعات مهمی که باید داشته باشد تا شما را به مقصد برساند را ندارد!

کمی به اهالی کسب و کار و مدیران و کارآفرینان دور ور خود نگاه کنید. کمی عمیق تر و درونی تر! هستند افراد زیادی که در کسب و کار خود اهم و فی الاهم را گم می کنند. گاهی چنان به یک جز مثلا پاس کردن یک چک یا مثلا راه اندازی یک محصول جدید می چسبند که اصل های دیگر را فراموش می کنند. نگاه ۳۶۰ درجه ای باید وجود داشته باشد که بتواند همه ابعاد مهم و موثر در سازمان را مورد توجه قرار دهد تا همه ابعاد همزمان با هم پویا باشند و از نگاه کنترلی و ریزبین مدیر مغفول نماند.

اگر مدیر نتواند تئوری نگاه ۳۶۰ درجه ای را در خود پیاده کند و کلی نگری در عین جزیی نگری را در خود و تیم راهبری تقویت کند نتیجه آن افتادن در تله بحران هاست.

و مدیر راهی ندارد جز اینکه همه تمرکز خود را برای برطرف کردن بحران خرج کند.

اینجاست که مدیر داخل یک لوپ خطرناک می افتد. سرگرم شدن مدیر برای حل یک بحران و پیدا شدن سرو کله یک بحران جدید قبل از حل بحران قبلی.

ما اصطلاحا می گوییم مدیر در حال «جنازه جمع کردن» است. مدیری که باید چونان ناخدایی نوک عرشه کشتی برود و هدف را از دور دست ببیند، راهبری کند و اولویت ها را به کارکنانش گوشزد کند و نقاط کنترلی شرکت را مانیتور کند، چنان مشغول جنازه جمع کردن می شود که وظیفه ی اصلیش به باد فراموشی سپرده می شود.

کارمندان که قطعا دلسوز تر از او نیستند وقتی مدیر ضعف در راهبری و اولویت بخشی دارد، انگیزه خود را کم کم از دست می دهند و کار را به امان خدا ول می کنند. حتی اگر سیستم گزارش دهی به مدیر در حد سیستم شرکت مایکروسافت هم باشد باز کار آنطور که مطلوب است جلو نمی رود. 

بنز بدون چرخ دیگری می شناسم که مشاور در حوزه مهندسی صنایع بود. او فارغ التحصیل یک دانشگاه معتبر و جزو کانون نخبه ها بود و به عنوان کسی که می تواند عارضه یابی کرده و حل مساله نماید به شرکت ما معرفی شد. پروژه ای برای عارضه یابی در واحد فروش شرکت تعریف کردیم و همه دیتای هایی که برای چندین سال متوالی به صورت فایل اکسل داشتیم را به او تحویل دادیم و هر جلسه تمام اطلاعات دیگری را که می خواست در اختیارش قرار می دادیم تا ایشان به عنوان یک مشاور توانمند مشکل ما در فروش را پیدا کند.

شش ماه تمام زمان و کلی هزینه صرف شد به این امید که اشکال فرایند فروش ما توسط مهندس جوان پیدا شود. وقتی عارضه پیدا شود قطعا راهکاری برای حل مساله وجود خواهد داشت. اما مهندس مشاور که همیشه ادعای بنز بودن داشت و پول بنز را از ما گرفته بود دیتای اکسل ما را در نرم افزار Power BI که یکی از به روز ترین نرم افزارهای هوشمند سازی کسب و کارهاست پیاده سازی کرد. کاری که در کمتر شرکتی حداقل در ایران انجام می شود.

در نگاهی ساده لوحانه این کاری بسیار درجه یک است. اما آیا مشکل اصلی فروش ما این بود؟

آنهمه هزینه و زمان فقط برای آنکه دیتا از اکسل وارد نرم افزار دیگری شود می توانست معضل کاهش فروش شرکت و راه برون رفت از آن را تشخیص دهد؟

موضوع این بود که مشکل ما تحلیل دیتا نبود چون ما همین داده ها را در اکسل داشتیم و به صورت نموداری تحلیل های مختصرتر که مورد نیازمان بود را انجام داده بودیم. اما متاسفانه بنز گران قیمت، ما را به بیراهه برده بود و چون چرخ نداشت نمی توانستیم انتظار داشته باشیم ما را به مقصد مورد نظر برساند. 

گاهی افراد برای انکه بنز باشند کلی هزینه می کنند. زمان می گذارند وسواس به خرج می دهند. بیش از اندازه روی نقطه ای تمرکز می کنند که باعث می شود جنبه های دیگر موضوع را ندید بگیرند. چون تفکری چند بعدی و نگاهی ۳۶۰ درجه ای ندارند نمی توانند همه ابعاد را رصد کنند و دیدی همه جانبه داشته باشند.

وقتی نگاه ۳۶۰ درجه ای نباشد و نگاه تولید وسواس گونه بنز به هر قیمت در ذهن شخص باشد تمرکز به سمت یک نقطه خاص می رود و در همان جا انرژی پرت می رود و انرژی برای بقیه نقاط باقی نمی ماند و آنها به حال خود رها می شوند. 

دوستی بود که کارگاه ساخت مصنوعات چوبی داشت. این اقای کارآفرین کمالگرایی بالایی در سیستم دادن به کار تولید داشت. کسی که وارد کارگاه او می شد از نظم و دیسیپلین موجود و سیستم انبار داری و سیستم تولید آنهمه قطعه ریز و درشت در آنجا لذت می برد، اما متاسفانه کارگاه او فروش بسیار کمی داشت. هیچ تمرکز و انرژی بالایی از طرف مدیر برای فروش باقی نمانده بود که آن نقطه از سازمان هم پویا باقی بماند. فروش کم در نهایت باعث زوال یک سازمان می شود هرچقدر هم که دیگر سیستمهای کاری مثل ساعت کار کنند. در نهایت او مجبور شد کارگاهش را جمع کند چون بنز بدون چرخ فایده ای ندارد!

درواقع مغز ما یک کامیپوتر نیست. قابلیت بالای تفکر انسان چند بعدی بودن آن است. ابعاد بسیاری در تفکر انسان دخیل می شوند و در تصمیم گیری ها کمک می کنند. احساسات، شهود، تصاویر، خاطرات، دلایل منطقی و ....هزاران موارد دیگر در تفکر انسان دخالت دارند.

هرچند برای صرفه جویی در تلاش خود اغلب تمایل داریم ابعاد را خلاصه تر کنیم چرا که حفظ تفکر در یک مسیر ساده تر است. 

شما می توانید دو نوع تحرک ذهنی را تصور کنید. اولین مورد تحرک در یک بعد فکر است. با این نوع تحرک ذهنی معمولا سر کلاس درسی خاص مثلا ریاضی حاضر می شوید امتحان همان درس را هم پشت سر می گذارید.

وقتی اطلاعات همه از یک نوع باشد مثل محاسبات ریاضی، تخصص پزشکی، اطلاعات جغرافیایی درگیری هوش محدود می شود و کار ساده تر است. مثل تار نوازی که حرفه اصلی و کار شبانه روزیش این است که تار بزند.

دوم تحرک بین ابعاد است. در اینجا ما ذهنی داریم که می تواند بدون گم شدن از سطوح مختلف بپرد، ذهنی که نه تنها اطلاعات زیادی را مدیریت می کند، بلکه به راحتی بین انواع مختلف اطلاعات می لغزد. این همان توانمندی است که می تواند کمک کند بیراهه نروید. بتوانید تحلیل درست تری از وضعیت موجود داشته باشید.

وقتی اطلاعات از یک نوع نباشد کار هوش سخت تر می شود و باید بتواند بین انواع مختلف اطلاعات رفت و آمد کند. 

در واقع تفکر ما زمانی در بهترین حالت خود قرار دارد که انعطاف پذیر و چابک باشد.

مثلا تاریخ دانی که مطالعات زیست شناسی هم داشته باشد بسیار دقیق تر می تواند تاریخ گذشتگان را از بعد زیست شناسی تحلیل کند و مقاله ارزشمندتری ارائه کند. چرخیدن بین دانسته های متعدد و تجربیاتی که در مغز نشسته است می تواند کمک کند تحلیل های چند جانبه و دقیق تری از موضوع داشته باشیم.

کارآفرینی به دلیل اینکه فعالیتهای متنوع و چند گانه ای را در دل دارد خود دارای ماهیتی چند بعدی است. برای همین است که کارآفرینانی که کسب و کاری را راه اندازی می کنند و به سود دهی می رسانند کاری ارزشمند را انجام داده اند.

چرا که آنها می توانند در آن واحد برای کسب و کار خود روی چندین موضوع تمرکز کنند و تصمیم گیری و اجرا کنند.

اینکه چه محصول یا خدمتی انتخاب شود، چگونه به تولید برسد و چگونه و کجا و با چه قیمت و به چه کسانی به فروش برسد؟ چگونه مدیریت مالی، مدیریت منابع انسانی و مدیریت عملیات انجام شود؟ چگونه نقدینگی تامین شود و ...؟

همه ی این کارها درست به مثابه این است بخواهی یک خودرو را با همه قطعاتش تولید کنی. اگر بیش از اندازه لازم روی هر کدام از قطعات وقت بگذاری و بقیه یا حتی یک مورد را از قلم بیندازی کار گره می خورد و جلو نمی رود. باید حواست به این باشد همه چیز در یک نظم و تعادل منطقی جلو برود، ساخته شود و سرجای خود بنشیند. اینکه هر قطعه از این خودرو چه کیفیتی داشته باشد و در چه مدت زمان و با چه مقدار هزینه ای تولید شود بسیار مهم است.

حال سوال این است یک کارآفرین در ابتدای امر که همه ی دانش و تجربه لازم و همین طور منابع مالی کافی برای توسعه سازمان را ندارد. هرچقدر هم که تفکری چند بعدی داشته باشد به دلیل نبود منابع کافی و یا حتی کمی تجربه در یک بعد خاص ممکن است نتواند همه قسمتهای سازمانش را پویا و فعال نگه دارد. باید چه کند؟

گاهی باید شجاعت و دانش این را داشته باشید که از روشی که اصطلاحا «سریع و کثیف» است استفاده کنید و کار را جلو ببرید.

روش سریع و کثیف چیست؟ روش سریع و کثیف یک فرآیند خشن و سریع برای توسعه یک پروژه است.

در علوم کامپیوتر یا سایر بخش های نوآورانه، شامل ایجاد یک نمونه اولیه سبک وزن و ارزان قیمت است که به عنوان مدلی برای یک برنامه خاص عمل می کند. این طرح سبک اولیه یکی از نسخه های متعدد پروژه قبل از دستیابی به نتیجه نهایی است.

وقتی نمونه اولیه ارزان قیمت ساخته شد و مورد قبول واقع شد تولید اصلی آن شروع می شود. این روش در پروژه ی راه اندازی و یا حتی توسعه ی کسب و کارها هم قابل استفاده می باشد.

فرض کنید شما یک استارت آپی را راه اندازی کرده اید. در ابتدای کار ممکن است بخش هایی از سازمان به دلیل نداشتن منابع کافی آن طور که باید کامل و دلچسب نباشد. اما نمی توانید کل سازمان را لنگ نگه دارید تا آن بخش تامین مالی شود. بهترین روش آن است که یک راه حل میانبر، ارزان قیمت و ساده داشته باشید تا در اولین فرصت آن را بهینه کنید. مثلا سایت شرکت یک سایت ارزان قیمت باشد بهتر از آن است که سایتی نداشته باشید. یا می شود وجود یک واحد مستقل به عنوان منابع انسانی در همان ابتدای تاسیس شرکت را ندید گرفت و وظایف آن را با واحدی دیگر تلفیق کرد. یا بهتر است برای مدیریت مالی خود از متخصصین مالی بیرون از شرکت به صورت نیمه وقت استفاده کرد تا هزینه سنگین حقوق مدیر مالی از روی دوش سازمان برداشته شود.

برای جلو بردن کار نمی توانید دست روی دست بگذارید تا همه قطعات پازل به بهترین نحو کنار هم جمع شوند بلکه باید به روش سریع و کثیف جلو بروید و کار را متوقف نکنید. 

بنابراین، روش سریع و کثیف برای سازندگان استارت آپ در مراحل اولیه یک ماجراجویی ضروری است. در این روش هدف صرفه جویی قابل توجهی از پول قبل از اطمینان از دوام پروژه است. پس از اطمینان از تداوم کار می توان از درآمد شرکت و با یک استراتژی مدون تمام قطعات و بخش ها را بهبود داد و کامل کرد. 

در واقع، با تمرکز بر عناصر کلیدی و نه بر روی جزئیات، در زمان و دیگر منابع گرانبها صرفه جویی می کنید و می توانید با هدف نهایی توسعه پروژه، راحت تر به اهداف خود برسید.

یک مدیر موفق کسی است که بتواند تفکری چند بعدی داشته باشد تا بتواند در شرایط پیچیده با استفاده از اطلاعاتی که در ابعاد مختلف در چنته دارد بهترین تصمیمات را اتخاذ کند.

مدیرعاملی که در رشته تخصصی شرکت خود مسلط است و هم فرایندها را می شناسد و هم با علم مدیریت منابع انسانی آشنایی دارد و و هم امور مالی و بودجه بندی می داند هم با بازار و علم بازاریابی و قیمت گذاری و ... آشنایی دارد و هم مطالعات روانشناسی دارد بسیار بیشتر از یک مهندسی که مثلا فقط علوم کامپیوتر را می داند میتواند برای مدیریت یک شرکت موثر باشد.

در مورد مثال اول واضح بود که با کمی شناخت بیشتر مدیرعامل از وضعیت بازار متوجه می شد که به دلیل رکود، تقاضا به شدت کاهش یافته پس برای بقا ناچار است محصولات خود را به صورت غیر نقدی به فروش برساند. از طریق علم بازاریابی و روانشناسی متوجه می شد مشتریانی که مخاطب سازمانش هستند افراد به شدت بد قولی هستند و ممکن است چکهایشان برگشت بخورد. لذا نباید کل نقدینگی شرکت را برای خرید مواد اولیه خود حواله بزند که دچار کسری جدی برای هزینه های جاری و اقساط بانکی خود شود. همچنین باید در نظر داشته باشد مدیرعامل جنازه جمع کن نیست و باید طوری راهبری کند که جنازه کمتری روی زمین بیفتد.

در مثال دوم آقای مشاور به خاطر تفکر تک بعدی که داشت جنبه های دیگر برای افزایش فروش را از ذهنش حذف کرد و پروژه را فقط به یک سمت برد و آن هم نمایش و تحلیل دیتا در نرم افزاری حرفه ای بود. در صورتی که مشکل ما تحلیل دیتا نبود. اگر هم بود مشکل اصلی ما نبود. ابعاد دیگری مثل عاملین فروش و یا نوسان قیمت ها یا ضعف در ارتباط با مشتریان و موارد بسیاری بود که اقای مشاور می توانست در این پروژه ببیند و یا به ما گوشزد کند تا برای حل مشکل خود در نظر بگیریم.

مثال سوم را شما بگویید. 

نتیجه گیری:

همه اینها را گفتم که بگویم چند بعدی فکر کردن و تفکر ۳۶۰ درجه ای داشتن یکی از مهارتهای مهم است که نیاز به مطالعه و یاد گیری همیشگی و مهارت آموزی در ابعاد مختلف دارد. اینکه بتوانیم در حل مساله ها چند بعدی فکر کنیم و جنبه های مختلف موضوع را بالا و پایین کنیم. لازمه این کار هم علاوه بر یادگیری مداوم، تمرکز بالا داشتن است. وقتی تمرکز داشته باشید به قول دوستی در فضای سه بعدی به آن مساله فکر می کنید و از زاویه های مختلف ذهن خود را غافلگیر می کنید تا اسیر ایده های تکراری و از قبل تعیین شده نشود. مسیرهای پنهان را با سوالات آگاهی دهنده کشف می کنید و همیشه این نکته را در پس ذهن خود دارید که شاید این مسیر بهترین نباشد پس من مترصد کشف بهترین خواهم ماند.

بهانه ی بسیار رایج افراد جزیی بین و تک بعدی که از کل غافل می شوند این است که خود را بنز می بینند. متاسفانه بنز بودن همان تله ای است که از کمال گرایی منفی می آید. هیچ گوشه لب پری را برای خود قابل قبول نمی دانند و همه منابع مالی و زمانی خود را صرف می کنند تا بهترین خروجی را نه در کل بلکه در همان جزیی که درگیرش هستند، داشته باشند. اینجاست که روش سریع و کثیف به کارمان می آید. پیدا کردن راه حلی سریع و آسان و با هزینه کمتر که مانعی برای درجا زدن و جلو نرفتن باقی نماند.

می توانیم خودرویی ارزانتر و معمولی تر مثلا پژو باشیم اما با چهار چرخ پر باد در جاده ی پیش رو مسیر را استارت بزنیم و در اولین فرصت و پس از اطمینان از اینکه متوقف نیستیم و در مسیر پیش می رویم، اقدام به تغییر تک تک قطعات پژو به بنز نماییم.

برای آنکه بنز بدون چرخ نباشیم:

１.تئوری ۳۶۰ درجه و تفکر چند بعدی را به کار بگیریم.

２.مهارت آموزی و یادگیری مداوم در ابعاد مختلف داشته باشیم.

３.از کمال گرایی منفی که باعث پرتی انرژی می شود، دوری کنیم.

４.تمرکز بالا روی کارها داشته باشیم.

５.از روش سریع و کثیف در مواقع لازم استفاده کنیم.

６.صرفا جنازه جمع کن نباشیم.

نویسنده: اکرم رمضانی نژاد

شهریور ۴۰۱